Eine Woche in Italien – Alle Projektziele erreicht und viel erlebt.
Vom 12. bis zum 19. Juni haben wir unseren Arbeitsplatz nach Süditalien verlegt und während dieser Zeit an einem firmeneigenen Projekt gearbeitet. Was es damit auf sich hat, wie unsere bestehenden und zukünftigen Kunden davon profitieren werden und was das Ganze mit dem Fachkräftemangel zu tun hat, wirst du im nachfolgenden Text erfahren.
Hintergrund und Entstehung des Projekts
Ende 2022 ist die Idee entstanden, für eine Woche eine Auszeit aus dem Tagesgeschäft zu nehmen und sich um firmeneigene Projekte und Optimierungen zu kümmern. Der Fachkräftemangel, der auch in unserer Branche herrscht und die damit verbundene Fluktuation erfordert ebenso neue Wege, Mitarbeiter durch Begeisterung und Motivation zu binden, schnell mit den Arbeitsabläufen und Standards von Sitewalk vertraut zu machen und bestehendes Wissen für alle zentral und einfach abrufbar zu machen.
Als Ausbildungsbetrieb, der ab August 2023 gleich zwei weitere Mediamatiker ausbilden wird, sehen wir uns auch in der Verantwortung, die Lernenden in unsere Standards sowie die Erwartung unserer Kunden einzuführen und ihnen Werkzeuge und die nötige Unterstützung geben zu können, um diese erfüllen zu können.
Woran wir gearbeitet haben
Wir wurden nicht selten gefragt, ob und wie man in einer Ferienregion auch tatsächlich arbeitet und Zeit opfert, die man auch zu Hause in der üblichen Arbeitsumgebung günstiger einsetzen könnte. Es waren buchstäblich sehr arbeitsintensive, aber auch erlebnisreiche Tage. Tagwache bzw. Arbeitsbeginn war jeweils um 7 Uhr, wobei bis 13 Uhr durchgearbeitet wurde und am einen oder anderen Tag noch zusätzliche Stunden am Nachmittag investiert wurden. Unser Arbeitspensum war dadurch abgesehen von der für die An- und Abreise benötigte Zeit kaum geringer als an regulären Arbeitstagen zu Hause. In der Regel wurden die ersten ein bis zwei Stunden damit verbracht, aktuelle Kundenanfragen zu bearbeiten und dringende Angelegenheiten zu erledigen. Ein herzliches Dankeschön an dieser Stelle an unsere geduldigen und verständnisvollen Kunden, welche wir schon früh über unser Unterfangen informiert haben und die uns gefühlt tatsächlich seltener kontaktiert sowie eine grosszügigere Aufgabenplanung zugelassen haben.
Die konkreten Projekte, an denen wir in dieser Woche gearbeitet haben, wurden in einem partizipativen Prozess schon Wochen zuvor durch das gesamte Team bestimmt. Zur Auswahl und mit möglichen Umsetzungszielen versehen, standen schlussendlich die folgenden Projekte zur Wahl:
- Neuaufbau der Sitewalk-eigenen Website und Relaunch unseres Online Marketings
- Ausbau unserer Plattform skiboerse.ski
- Einführung einer Helpdesk Software
- Neudefinition bzw. Anpassung unserer Arbeitsprozesse
- Erstellung eines Mitarbeiter-Manuals auf unserer Kollaboration-Plattform
Wir haben uns, wie nachfolgend beschrieben, für die letzten zwei Projekte entschieden, die sich hervorragend ergänzen. Wir wollten schlussendlich keine neue Software einführen, sondern die bestehenden Tools noch besser nutzen. Ausserdem war es uns ein Anliegen, umzusetzen, wovon wir und unsere Kunden in der täglichen Arbeit und den damit erzielten Ergebnissen sofort profitieren können.
Mehr als nur eine Checkliste – unser erstes Projekt
Wir verwenden bei Sitewalk bereits seit über 10 Jahren ein online Projektmanagement- und Aufgabeverwaltungs-Tool und haben somit schon längst auf die papierlose Arbeit im Büro umgestellt. In diesem Tool haben wir zahlreiche Prozesse in Form von Arbeitsschritten und deren Erklärungen abgebildet. Mit der Zeit ist die Liste dieser projektbezogenen Arbeiten angewachsen und spiegelte schlussendlich unsere Arbeitsprozesse nicht mehr akkurat wider. Auch neu hinzugekommene Funktionen des Tools, welches seitens des Anbieters fortlaufend ausgebaut wurde, wurden nicht oder nur in Teilen in unsere Projektarbeit integriert. Mit entsprechender Erfahrung fiel das zwar nicht schwer ins Gewicht, aber es erleichterte die Arbeit auch nicht wirklich. Für Neueinsteiger bei Sitewalk hingegen war es ohne zeitaufwändige Instruktion oder Nachfrage bei den erfahreneren Mitarbeiter unmöglich herauszufiltern, welche „Tickets“ bei der Umsetzung noch relevant sind und welche nicht. Auch die hinterlegten Instruktionen waren nicht mehr in allen Fällen aktuell.
Im ersten Projekt haben wir somit das Ziel verfolgt und nach zwei Tagen auch erreicht, den gesamten Projektablauf der Erstellung neuer Websites, Applikationen und Erweiterungen möglichst schlank und verständlich neu zu definieren. Ergänzt um entsprechende Automatisierungen werden Aufgaben bei der Eröffnung des entsprechenden Projekts nun automatisch den richtigen Mitarbeitern zugewiesen sowie definierte Meilensteine als erreicht gekennzeichnet, wenn die dazugehörigen Tickets erledigt wurden.
Der Begriff „Checkliste“ wird unserer neuen Projektvorlage bei Weitem nicht gerecht. Vielmehr ist es eine Arbeitshilfe insbesondere für die Projektleitung sowie die Programmierung und ein Mittel, um schnell und zuverlässig unter anderem den Fortschritt und die Meilensteine auch nach extern kommunizieren zu können. Das Projekttemplate deckt alle Aspekte von der Akquise, der Initialisierungsphase mit dem Projektsetup und dem Onboarding, der Planung und Dokumentation, Inhalte, Rechtliches, Programmierung, Suchmaschinenoptimierung, Social-Media-Marketing, den diversen Qualitätssicherungsstufen, Übergabe und Produktivschaltung ab. Jede Phase endet mit einem nach aussen kommunizierbaren Meilenstein.
Die vormals in den jeweiligen Aufgaben enthaltenen Umsetzungshinweise und Hilfen wurden vollständig von der Aufgabe losgelöst und zentral in einer Art Mitarbeiterhandbuch festgehalten. Das war unser zweites Projekt, an dem wir ab dem dritten Tag gearbeitet haben.
Zentral abgelegtes und intuitiv abrufbares Wissen – unser zweites Projekt
Schon viel länger als das vorhin beschriebene Ticketing-Tool setzen wir Kollaborationssoftware für das Festhalten sämtlicher Kundenanforderungen ein. Im Gegensatz zu Aufgaben, die archiviert werden, wenn sie erledigt wurden, handelt es sich hierbei um einen Ort, an dem Informationen permanent verfügbar und kontrollierbar bleiben. Mit zunehmender Komplexität der von uns umgesetzten Software, bewährt sich diese Lösung immer mehr, da wir neu auch unsere Kunden in die Planung direkt einbinden, sie kollaborieren lassen können. Sämtliches so entstandenes Wissen ist für alle zentral abrufbar und selbst die Entwicklungsschritte und Änderungen von Anforderungen bleiben Schritt-für-Schritt nachvollziehbar.
Neu ist, dass wir nun auch konsequent alle Hilfen und Umsetzungshinweise für die in unserem Aufgabentool enthaltenen Aufgaben in dieser Plattform für uns selbst festgehalten haben. Jede Aufgabe besteht somit tatsächlich nur noch aus der auszuführenden Arbeit, wie beispielsweise „Website in Google Search Console anmelden“. Die Aufgabe ist mit der zentral verwalteten Anleitung verknüpft, in welcher beschrieben ist, worum es sich hierbei handelt, welche Voraussetzungen für die Umsetzung gegeben sein müssen, wie die Umsetzung genau zu erfolgen hat und wann sie als entsprechend erledigt gekennzeichnet werden kann. Kern ist selbstverständlich die Hilfe zur Umsetzung, die aus Anweisungstexten, Videos, Bilder und Links bestehen kann. Eine Hilfe, mit der neue Mitarbeiter, externe Partner und eben auch Lernende sofort auf eine grosse Flughöhe gelangen können, ohne dass zeitintensive, sich wiederholende Instruktionen notwendig sind.
Unser neues „Mitarbeiterhandbuch“, auch das ein Begriff, der dem erzielten Ergebnis und dessen Nutzen nicht wirklich gerecht wird, wird für uns von unschätzbarem Wert sein und Änderungen daran sind sofort für alle noch laufenden Projekte wirksam. Es erhöht unsere Effektivität, reduziert Kosten und schafft Raum, die ohnehin schon knappen Ressourcen besser einsetzen zu können.
In Italien geplant, zu Hause ab sofort angewendet
Wir freuen uns darauf, das gemeinsam Geplante ab dem ersten Tag zu Hause in den laufenden und neuen Projekten anzuwenden. Sämtliche Projekte werden somit von diesem "Finetuning" profitieren. Die ruhigere Sommerzeit lässt uns die Gelegenheit, weitere Feinabstimmungen vorzunehmen, um für den immer wieder hektischeren Jahresabschluss gerüstet zu sein. Wir freuen uns ebenso darauf, unsere zwei Lernenden Tobias und Noah noch besser in die Welt der Webentwicklung und den Anforderungen des Mediamatikers einführen und sie mit den dafür geeigneten Tools begleiten zu können.
Inspiration, Unterhaltung und Erholung
Es war eines meiner Anliegen, den Mitarbeitern für unsere Arbeit ein Setting zu schaffen, dass gleichzeitig inspirierend für unsere Arbeit ist, aber auch für die notwendige Abwechslung und Erholung sorgt. Es sollte ein bleibendes Erlebnis bieten. Was hat sich hier mehr angeboten als der Ort, den ich als einen Teil meiner Wurzeln bezeichnen kann? Im äussersten Südosten Italiens, dem Absatz des italienischen Stiefels, der Region Apulien, genauer dem Salento, der Heimat meines Vaters, habe ich gleichzeitig das Sitewalk Team geleitet, es als Tourguide aber auch in die Kultur und landschaftliche Schönheit dieser Gegend eingeführt und als Fahrer an die entsprechenden Orte gebracht. Ein Unterfangen, das, wie mir in "vertrauensvollen" Gesprächen meiner Mitarbeiter versichert wurde, vor allem in kulinarischer Hinsicht gelungen ist. An der Planung der Ausflüge bzw. der dafür benötigten Zeit zur Anreise mit dem Auto besteht noch Optimierungspotenzial – oder ich gewöhne mich trotz Ortskenntnissen daran, eben doch das Navi des Autos zu nutzen.
Kulinarik ist generell ein Thema, dem ich den gesamten Blog-Beitrag widmen könnte. Ich versuche, mich kurzzufassen. Es war mir schon früh klar, dass wir, zumindest an den Arbeitstagen, uns möglichst nicht um das Mittagessen kümmern wollen und können. Mithilfe einer guten Freundin, die ebenfalls aus dieser Region stammt, konnte ich dann ein ausgiebiges, mehrgängiges Menu salentinischer Hausmannskost mit der lokalen Trattoria „Boccon Divino“ zusammenstellen. Ein herzliches Dankeschön hier an Antonio und seinem fantastischen Team, das uns die Speisen jeden Tag pünktlich um 13 Uhr geliefert hat. Danke auch an Ramona, die dieses Juwel für uns gefunden und den Kontakt hergestellt hat.
Schlussendlich können wir sagen, dass wir nirgends besser gegessen haben, als jeden Mittag bei uns auf der eigenen Terrasse mit dem atemberaubenden Meeresblick. Die unzähligen und üppigen Speisen haben uns begeistert: Lasagne, crocchette di patate, parmiggiana di melanzane, orecchiette e minchiareddi con le cime di rape, polpettone di carne farcito al forno alla salentina, salamura, pittule, sagne `nncannulate con pomodoro e ricotta forte, polpette al sugo, peperonata, ciciri e tria, puré di fave con cicorie, polpo con patate, braciole pugliesi al sugo, pitta di patate, pezetti di cavallo al sugo. Wer die Region und seine Speisen kennt weiss, dass wir so praktisch keine Spezialität ausgelassen haben, zumal in den abendlichen Restaurantbesuchen der Speiseplan durch diverse Gerichte mit frischem Fisch und natürlich auch Pizza in römischer und neapolitanischer Variante sowie als Pinsa ergänzt wurde.
Unsere Ausflüge - Ein Guide für alle am Salento interessierte Personen
Unsere Ausflugsziele waren die griechisch geprägte Stadt „Gallipoli“, wo ich das Team in die Geschichte des Olivenöls, welches bis zur Entdeckung und Förderung von Erdöl als Lampenöl sowie zu Seife verarbeitet wurde. Gallipoli war europaweit ein führender Umschlagplatz des Lampenöls.
Otranto, mit seiner geschichtsträchtigen Kathedrale „Santa Annunziata“, in der auf den ersten Blick makaber wirkend die Schädel und Knochen von 800 Märtyrern, welche sich bei der Invasion der Türken weigerten, vom Christentum zum Islam zu konvertieren, hinter dem Altar des Seitenschiffs aufgestapelt sind.
Das Fischerstädtchen Porto Cesareo, mit den türkisblauen Sandstränden, eigentlich ideal für den Wasser- und Windsport wie Kite-Surfing geeignet. „Eigentlich“ deshalb, weil es mit der Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit der betreffenden Betriebe hier so eine Sache ist. Melvin musste das schmerzlich erfahren und wurde um ein sicherlich grossartiges Kite-Erlebnis gebracht.
Das Naturparadies Marina Serra mit den natürlich in die Lavafelsen geschlungenen und von den Wellen des offenen Meers weitestgehend geschützten Pools. Die unterirdischen, mit provisorischen Zugängen versehenen „Badehöhlen“, die offensichtlich für Nonnen zur ungestörten Körperpflege geschaffen wurden, gerne aber auch von Liebespaaren anderweitig genutzt wurden, ohne dabei von den eigenen, streng gläubigen Eltern ertappt zu werden.
Das geschichtsträchtige Ugento mit seinem imposanten Kastell und den verwinkelten Gässchen mit pittoresken Restaurants, Trattorien und Bars. Sitz des katholischen Bistums Ugento-Santa Maria di Leuca.
Schlussendlich aber nicht zuletzt der nahe zu unserer Unterkunft gelegene, imposante Leuchtturm von Santa Maria di Leuca. Dieser gilt mit dem Leuchtturm in Genua als der grösste und älteste seiner Art in Italien. Nicht minder interessant, das unter dem Leuchtturm gelegene, stark zerfallene Gebäude. Die "Ex-Colonia Scarciglia" wurde zur Zeit des Faschismus gebaut, um an Tuberkulose erkrankte Menschen zu behandeln. Später diente es als Zufluchtsort für vertriebene Menschen und verwaiste Kinder. Das Gebäude zerfällt seit den 60er Jahren, es wurde aber dieses Jahr entschieden, es vollständig zu restaurieren und einem touristischen Zweck zu widmen.
Wir haben viel, aber noch lange nicht alles gesehen, was der Salento zu bieten hat. Ein glasklares Meer, das seinesgleichen sucht, frisches, gesundes und gut bekömmliches Essen, Wahrzeichen, Mahnmale,… Doch nun ist es Zeit, „arrivederci“ zu sagen. Ich werde sicher wieder kommen und wer weiss, vielleicht erscheint es zukünftig auch in den Ferienplänen des einen oder anderen „Sitewalkies“ oder Leser:in dieses Beitrags.